Video konferans sistemleri, farklı noktalardaki insanların bir araya gelerek yüz yüze görüşmek için birçok soruna katlanmak yerine, ofisinden diğer ofisteki insanlarla gerçek zamanlı olarak toplantı, eğitim, konferans yapabilme imkanları sunmaktadır. Diğer ofis ve şube çalışanları ile karşılıklı olarak tartışabilme, ortak çalışma ve veri paylaşımını(sunum yapma, teknik çizimler, bütçe dosyaları, …) yapabilmektedir. Hatta ortak çizim veya uygulamayı karşılıklı olarak kullanabilmektedirler. Katılımcılar, mikrofon ve kamera vasıtasıyla diğer noktalarda bulunan insanlara kendilerini ifade ederken, karşıdan gelen görüntü ve sesi almak için televizyon veya bilgisayar monitöründen faydalanmaktadırlar.

Video konferans sistemleri, seyahat masraflarını azaltır, üretkenliği arttırır, çalışan kişilerin motivasyonunu yükseltir, anahtar-kilit roldeki kişilerden daha etkin faydalanmayı sağlar, daha verimli toplantılar yapılmasını sağlar, görselliğin etkinliği ile daha konsantre toplantılar yapılır, daha iyi grup çalışması elde edilir, daha yüksek katılım sağlar, yorgunluğu azaltır, çalışan kişilerin güvenliğini arttırır, doğayı korur.